Processos

Como Criar um processo de automação de Ordens de Serviço?

No exemplo a seguir vamos simular a criação de um processo de automação das ordens de serviço.

Antes de iniciar a parametrização no sistema, é importante que o fluxograma do processo já esteja pronto.

Configuração do Sistema > Processos > Novo.

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Na aba Processo preencha os campos como ilustrado na imagem abaixo.

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Departamento: Neste campo, é necessário selecionar o departamento responsável pelos setores das ordens de serviços inseridas no processo.

Descrição: Pode se inserir o título do processo

Ativo: Para o processo ficar disponível para uso, é necessário deixar esta opção como sim.

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

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Na aba Tarefas > Novo, serão criadas as tarefas pertencentes no processo.

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Preencha as informações conforme orientação das imagens abaixo.

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Setor: Setor responsável pela ordem de serviço inserida nesta tarefa

Descrição: Título da tarefa

Sequência: Número que representa a ordem correta de cada da tarefa.

Tempo máximo para execução (Minutos): Quantidade de tempo máxima para executar a tarefa, é indicado deixar zerado e se basear pelo SLA.

Ativo: Para a tarefa ficar disponível para uso, é necessário deixar esta opção como sim

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

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Na aba Avançado.

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Obrigatória no Processo: Deixando esta opção como SIM, o processo não poderá ser finalizado sem esta tarefa ser executada, parâmetro indicado apenas para a primeira tarefa.

Pode forçar a finalização do processo: Caso deseja encerrar a tarefa, independente se o processo está no fim, pode deixar está opção como SIM.

OBS. Opção mais indicada para a última tarefa do processo,

Gera Comissão: Respeita definição da OS, irá puxar a configuração de comissão inserida na Ordem de Serviço desta tarefa, já a opção Somente se finalizar o processo, a comissão será gerada quando o processo ficar com o status de finalizado.

Múltiplos Caminhos

Decisão: Se marcado decisão como SIM, ao finalizar uma Ordem de Serviço, será possível decidir qual a próxima tarefa será executada.

Executa sempre: Caso for uma tarefa opcional no processo, pode ser marcado como NÃO.

Tarefa anterior: Registrar como informação qual foi a tarefa anterior a Ordem de Serviço que está sendo executada.

Proxima sequência: Definir o número de qual será a próxima tarefa da sequência a ser executada, deixando o campo zerado, o sistema irá seguir a sequência automaticamente.

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

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Na aba Interações e clique em Novo:

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Ordem de serviço: Inserir qual Ordem de Serviço irá ser disparada a partir desta tarefa.

E-mail: Caso desejado enviar e-mail de notificação para técnico/cliente.

SMS: Caso desejado enviar sms de notificação para técnico/cliente.

Dispara próxima tarefa: Para abrir a próxima tarefa da sequência este campo deve estar marcado como SIM.

Gatilho: A partir de qual opção desta Ordem de Serviço, será aberta a próxima OS, seja pela abertura desta OS, ao finalizar a mesma ou por definição de tempo.

Ativo: Para funcionamento desta tarefa é necessário deixar como SIM.

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

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Pronto você criou a primeira tarefa do seu processo!

"Importante sempre mudar o número da sequência e colocar o próximo número, assim garantindo que o processo esteja na ordem correta."

  • Criamos o processo, que é disparado através da abertura de um Atendimento, onde o sistema dispara uma OS para um técnico (ou setor de viabilidade). Depois da viabilidade aprovada esse técnico (ou setor) finaliza sua OS e o sistema dispara para a próxima tarefa, assim consecutivamente, até finalizar todas as tarefas na sequência programada.. Se estiver dentro do padrão de qualidade o setor finaliza o processo com sucesso!

As tarefas ficaram assim:

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Agora para ver como esse processo funcionará na pratica basta seguir o link, Abrindo um Atendimento com processo.

- Desenvolvido por Dayan - Suporte Geral.

- Revisado por Cristiane

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