Auditoria contas a Pagar

Para poder aprovar ou não as contas a pagar lançadas no ixc, temos uma opção de auditorias, onde um responsável pode realizar o controle das mesmas. Essa função tem a intenção de poder ter um controle referente a valores e informações de contas a pagar, que devem ser comparadas e conferidas nas notas de entrada inseridas no sistema IXCSoft.

Temos as opções:

Aprovada: Quando as informações da nota de entrada (valor e conta despesa por exemplo), batem com as informações que foram lançadas no contas a pagar, sendo assim pode ser aprovada para pagamento.

Reprovada: Quando o valor ou informação da nota de entrada não bate com o valor que foi lançado no contas a pagar, sendo assim não pode ser aprovada, precisa aguardar uma correção para dar sequencia.

Solicitar nova auditoria: Selecionando as auditorias com status de Aprovado, Reprovado ou Corrigida (auditoria que foi reprovada e esta corrigida para nova auditoria). É possível solicita uma nova auditoria para conferencia, basta selecionar o tipo (Interna ou Externa), Status e inserir o motivo de casos de reprovação ou revisão.

Aprovada com mensagem: Ao selecionar com status de Aprovada é possível inserir uma mensagem com a descrição para conferência.

Para poder auditar as contas a pagar, basta seguir o caminho menu Principal > Pagar > Contas a Pagar > Editar qual deseja auditar, localizar a aba Auditoria, e usar o botão Auditoria:

Principal - Pagar - Contas a Pagar - Editar.png

Ao localizar o botão destacado a cima pode estar selecionando a opção que deseja e adicionando as informações que forem sendo solicitadas.

Ao usar a opção APROVAR só irá aparecer uma mensagem de confirmação, sendo assim ao dar um OK o sistema entende que essa conta a pagar esta correta e igual as informações que constam na nota de entrada.

Deseja realmente auditar como Aprovado 3.png

Ao usar a opção REPROVAR irá abrir uma nova tela (Imagem em seguida) onde será necessário preencher algumas informações:

Tipo: Se a analise foi realizada por um usuário interno ou externo.

Status: O status que ira permanecer após acionar o botão Reprovar.

Motivo: O motivo pelo qual permaneceu o status marcado a cima.

Exemplo: Se marcou o status reprovado, o motivo da reprovação pode ser o "Valor diferente da nota".

Screenreprovadoshot 4.png

Ao usar a opção SOLICITAR NOVA AUDITORIA irá abrir a mesma tela da imagem a cima, precisá também preencher a informações solicitadas conforme as instruções a baixo.

Tipo: Se a analise foi realizada por um usuário interno ou externo.

Status: O status será marcado automaticamente como Corrigido, pois o sistema entende que ao acionar esse botão "Solicitar nova auditoria" a operação seria para uma auditoria que foi reprovada anteriormente mas está corrigida para uma nova auditoria.

Motivo: O motivo pelo qual permaneceu o status marcado a cima.

Pode ser utilizado os filtros da Dashboard para localizar alguns status de auditoria especifico:

Screestatusnshot 2.png

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