Processos

Como Criar um processo de automação de Ordens de Serviço?

No exemplo a seguir vamos simular a criação de um processo de automação das ordens de serviço.

Antes de iniciar a parametrização no sistema, é importante que o fluxograma do processo já esteja pronto.

Configuração > Processos > Novo.

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Na aba Processo preencha os campos como ilustrado na imagem abaixo.

Configurações - processos - processos.png

Departamento: Neste campo, é necessário selecionar o departamento responsável pelos setores das ordens de serviços inseridas no processo.

Descrição: Pode se inserir o título do processo

Ativo: Para o processo ficar disponível para uso, é necessário deixar esta opção como sim. (OBS: Não será possivel inativar um processo, quando existir um atendimento vinculado a este processo que ainda não foi solucionado).

Ultima atualização: Ao se clicar em Editar na abertura do processo, nesse campo será apresentada a data e horário da ultima atualização.

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

Na aba Tarefas > Novo, serão criadas as tarefas pertencentes no processo.

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Preencha as informações conforme orientação das imagens abaixo.

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  • Setor: Setor responsável pela ordem de serviço inserida nesta tarefa
  • Descrição: Título da tarefa
  • Sequência: Número que representa a ordem correta de cada da tarefa.
  • Tempo máximo para execução (Minutos): Tem a função de estabelecer um e preencher o campo Prazo Limite conforme a quantidade de minutos que for preenchido no campo.
  • Ativo: Para a tarefa ficar disponível para uso, é necessário deixar esta opção como sim

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

Na aba Avançado.

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Obrigatória no Processo: Deixando esta opção como SIM, o processo não poderá ser finalizado sem esta tarefa ser executada, parâmetro indicado apenas para a primeira tarefa.

Pode forçar a finalização do processo: Caso deseja encerrar a tarefa, independente se o processo está no fim, pode deixar está opção como SIM.

OBS. Opção mais indicada para a última tarefa do processo.

Gera Comissão: Respeita definição da OS, irá puxar a configuração de comissão inserida na Ordem de Serviço desta tarefa, já a opção Somente se finalizar o processo, a comissão será gerada quando o processo ficar com o status de finalizado.

Múltiplos Caminhos

Decisão: Se marcado decisão como SIM, ao finalizar uma Ordem de Serviço, será possível decidir qual a próxima tarefa será executada.

Executa sempre: Caso for uma tarefa opcional no processo, pode ser marcado como NÃO.

Tarefa anterior: Registrar como informação qual foi a tarefa anterior a Ordem de Serviço que está sendo executada.

Próxima sequência: Definir o número de qual será a próxima tarefa da sequência a ser executada, deixando o campo zerado, o sistema irá seguir a sequência automaticamente.

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

Na aba Interações e clique em Novo:

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Ordem de serviço: Inserir qual Ordem de Serviço irá ser disparada a partir desta tarefa.

E-mail: Caso desejado enviar e-mail de notificação para técnico/cliente. Selecionando o campo e-mail, você pode escolher se o e-mail será enviado para o cliente ou para um endereço personalizado ao selecionar Destinatário email: Personalizado e inserir um endereço de e-mail no campo Email Destino.

Obs: Variáveis podem ser inseridas no corpo da mensagem deste e-mail, como por exemplo a de #login#, sendo assim constará a informação do login no momento do recebimento do e-mail.
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SMS: Caso desejado enviar sms de notificação para técnico/cliente.

OBS. É possível selecionar apenas um destes campos. Ordem de serviço, ou E-mail ou SMS.

Dispara próxima tarefa: Para abrir a próxima tarefa da sequência este campo deve estar marcado como SIM.

Gatilho: A partir de qual opção desta Ordem de Serviço, será aberta a próxima OS, seja pela abertura desta OS, ao finalizar a mesma ou por definição de tempo.

Ativo: Para funcionamento desta tarefa é necessário deixar como SIM.

Após o o preenchimento utilize a opção Salvar.

Pronto você criou a primeira tarefa do seu processo!

"Importante sempre mudar o número da sequência e colocar o próximo número, assim garantindo que o processo esteja na ordem correta."

Criamos o processo, que é disparado através da abertura de um Atendimento, onde o sistema dispara uma OS para um técnico (ou setor de viabilidade). Depois da viabilidade aprovada esse técnico (ou setor) finaliza sua OS e o sistema dispara para a próxima tarefa, assim consecutivamente, até finalizar todas as tarefas na sequência programada. Se estiver dentro do padrão de qualidade o setor finaliza o processo com sucesso!

As tarefas ficaram assim:

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Agora para ver como esse processo funcionará na pratica basta seguir o link para abrir um atendimento com processo.

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