O cadastro de clientes é um processo fundamental em muitos negócios e organizações, pois envolve a coleta e o armazenamento de informações sobre os clientes para fins de gerenciamento, comunicação e atendimento. Ele desempenha um papel crucial na construção de relacionamentos sólidos e personalizados com os clientes, permitindo que as empresas ofereçam produtos e serviços mais direcionados e eficazes.
O cadastro de clientes é uma prática comum em uma ampla variedade de setores, incluindo varejo, serviços, finanças e muito mais. No processo de cadastro, estão os detalhes pessoais e de contato do cliente, como nome, sobrenome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. No entanto, o escopo do cadastro pode variar dependendo do tipo de negócio e das necessidades específicas.
Para cadastrar um novo cliente, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Sistema;
- Selecione a opção Cadastros;
- Em seguida, clique em Clientes.
¶ Cliente
Existem campos obrigatórios dentro do IXC, e neles é necessário o preenchimento para salvar as demais informações, eles são apontados através do sinal * (asterisco) vermelho.
Isso abrirá o formulário de cadastro de um novo cliente. Preencha as seguintes informações:
- Razão social ou nome: Insira a razão social da empresa ou o nome da pessoa física, dependendo do tipo de cadastro.
- Nome fantasia: Se estiver cadastrando uma empresa, pode inserir o nome fantasia, que é a designação popular da empresa.
- Tipo de assinante: Selecione a opção que melhor descreve o tipo de cadastro, como comércio/indústria, poder público, residencial/pessoa física, entre outros.
- CPF ou CNPJ: Insira o CPF para cadastro de pessoa física ou o CNPJ para empresas.
- IE ou RG: Caso seja necessário, preencha a Inscrição Estadual (IE) para empresas e produtores rurais PF ou o RG para Pessoa Física apenas.
- RG órgão emissor: Informe o órgão emissor do RG, geralmente emitido pela Secretaria de Segurança Pública (SSP) do estado.
- Inscrição municipal: Se o cliente possuir uma inscrição municipal, preencha este campo.
- Contribuinte ICMS: Selecione "Sim" se o cliente for pessoa jurídica ou produtor rural PF, "Não" se for pessoa física apenas e "Isento" se o cliente for isento de contribuição.
Atenção: o campo CNPJ/CPF somente será obrigatório se estiver parametrizado para ser obrigatório. Essa parametrização pode ser feita em: menu Configurações ➜ Parâmetros ➜ Parâmetros Gerais ➜ aba Cadastros ➜ campo CNPJ/CPF. Além disso, vale ressaltar que essa parametrização vale apenas para pessoas do tipo Física ou Jurídica.
- Nacionalidade: Informe o país de origem do cliente.
- Naturalidade: Se for um cadastro de pessoa física, selecione a cidade de nascimento da pessoa cadastrada.
- Estado de Nascimento: Ao selecionar a cidade, o sistema automaticamente apresentará o estado ao qual a cidade pertence.
- Data de Nascimento: Insira a data de nascimento do cliente.
- Estado Civil: Selecione o estado civil do cliente, como casado, divorciado, solteiro ou viúvo.
- Inscrição na SUFRAMA: Preencha este campo caso o cliente seja da Zona Franca de Manaus e possua uma inscrição na SUFRAMA.
- Ativo: Selecione "Sim" para ativar o cadastro do cliente e permitir procedimentos no sistema. Selecione "Não" para desativar o cadastro.
- Filial: Caso o cliente pertença a uma filial específica, selecione a opção correspondente.
- Validar filial: Ao utilizar este campo como Sim, o cliente do cadastro é mostrado apenas para os usuários que possuem acesso à filial selecionada no cadastro. Ao selecionar como Não, todos os usuários terão acesso, independente da filial de origem do cadastro.
Observação: Ao utilizar essa funcionalidade como Não, você passa a ter acesso ao cadastro do cliente, atendimentos, ordens de serviço e financeiro (com a possibilidade de receber e retirar recibos).
- Sexo: Se desejar, informe o sexo do cliente.
- Profissão: Insira a profissão que o cliente exerce.
- Grau de Satisfação: Utilize este campo para registrar o grau de satisfação do cliente após utilizar os produtos ou serviços oferecidos.
¶ Endereço
Após preencher as informações básicas do cliente, é necessário informar o endereço do cliente na aba correspondente. Siga os passos abaixo:
Após preencher os dados básicos do cliente, clique na aba "Endereço".
No campo "CEP", insira o CEP correspondente ao endereço do cliente. O sistema irá buscar automaticamente a cidade ao inserir o CEP e, em alguns casos, preencherá também a rua e o bairro, dependendo da disponibilidade dos dados para o CEP informado.
Preencha o campo "Endereço" com o nome da rua e o número do imóvel do cliente.
Caso necessário, preencha o campo "Complemento" com informações adicionais sobre o endereço, como bloco, apartamento, sala, etc.
No campo "Bairro", insira o nome do bairro onde o cliente está localizado.
Para não ocorrer erros de validação, o sistema não permite que insira espaço no início e ao fim das informações cadastradas.
Ao cadastrar um novo cliente, o sistema possui uma funcionalidade chamada "Validar endereço duplicado". Essa função tem o objetivo de alertar caso esteja sendo cadastrado um cliente com um endereço já existente, ou seja, se já houver outro cliente com o mesmo número, rua e bairro.
¶ Contato
Após cadastrar o endereço do cliente, é necessário inserir os contatos do cliente na aba "Contato". Para isso, siga as seguintes informações:
Telefone celular: Insira o número de telefone celular do cliente. Esse contato é fundamental para localização, efetivação de atendimentos e envio de mensagens.
Contato: Insira um telefone de contato adicional, caso necessário. Essa informação é necessária na validação dos arquivos fiscais.
E-mail principal: insira o e-mail principal do cliente. Esse e-mail será utilizado para envio de boletos, arquivos, cópias de atendimentos e avisos gerais do Hotsite. É importante destacar que o sistema não permite a inserção de espaços antes da primeira palavra e no fim do endereço de e-mail. Caso queira inserir mais de um e-mail, separe-os com ponto e vírgula, sem espaços.
Além disso, é possível criar uma conta para o cliente na Central do Assinante (Hotsite). Para isso, na seção "Login e Senha", defina um login e senha que o cliente utilizará para acessar a Central do Assinante.
Permitir acesso automático: Selecione "Sim" ou "Não" para definir se o acesso do cliente será automático ou não. A opção "Padrão" utiliza o parâmetro selecionado dentro do menu Hotsite, abrangendo de forma geral.
Tipo de permissão: Escolha entre "Normal" ou "Especial" para definir o tipo de permissão do cliente na Central do Assinante.
As demais informações na aba "Contato" são opcionais e podem ser preenchidas conforme as necessidades e critérios de cada provedor.
¶ CRM
Em construção
¶ Outros
A aba de Outros preenche automaticamente o campo de planejamento analitico ao salvar os dados do cliente. Além disso pode-se definir algumas outras informações importantes para este cliente.
A condição de pagamento que será utilizado nas vendas do mesmo.
Vendedor padrão: O vendedor que realizou a venda para este cliente.
Assim como alguns outros campos que podem ser especificos para este cadastro que segue na imagem abaixo:
¶ Inf.
Em construção
¶ Contratos
Dentro da tela de registros de clientes, existe uma aba dedicada aos contratos, onde é possível ter uma visão abrangente de todos os contratos vinculados a esse cliente em particular. Nessa visualização, são apresentados detalhes como o status atual de cada contrato, a data em que foram ativados, o plano que está sendo utilizado e outras informações pertinentes. Além disso, é possivel iniciar o processo de criação de um novo contrato diretamente a partir desta aba de cliente.
ipo: Tecnologia utilizada (Internet, Telefonia, Serviços e SVA);
- Cliente: Clique na lupa e selecione o cliente desejado;
- Plano de venda: Plano a ser cobrado no contrato do cliente;
- Descrição: O sistema traz de forma automática a descrição do plano de venda inserido;
- Tipo de cobrança: Forma de geração dos boletos do cliente (quantidade de vezes, vencimento e etc);
- Modelo para impressão: Modelo de contrato do cliente;
- Filial: A filial que o contrato pertence;
- Data base financeiro: É a data que irá definir a partir de quando o cliente começará a utilizar o serviço e assim calcular os dias para a cobrança recorrente, esse campo é preenchido automaticamente assim que o contrato é ativado. Após preencher essa data e gerar o financeiro, o ideal é não fazer alterações, pois poderá ocorrer problemas com financeiro.
- Data renovação: Esse campo servirá tanto como aviso para renovação futura, quanto para registro de quando foi renovado o mesmo, caso não tenho sido informado no momento da renovação.
Em seguida acesse a aba “Faturamento” e realize o preenchimento dos campos obrigatórios:
- Tipo documento fatura: Forma de geração da venda (o tipo de documento deve ser o código 501, em exceções será utilizado outra opção);
- Carteira de cobrança: Carteira que irá registrar os boletos;
- Vendedor: Que realizou a venda;
- Regime contábil - CRE: Vem preenchido como padrão (Caso selecionar Caixa "Sim", o sistema irá contabilizar por regime de caixa (no ato do recebimento), caso selecionado como "Não" será contabilizado com o regime de competência (no ato do lançamento);
- Tipo de envio de Cobrança: Formas de envio da cobrança;
- Gera financeiro automático: Geração automática do financeiro do cliente conforme as tarefas configuradas no sistema
- Após o preenchimento clicar no botão “Salvar”
¶ Logins
O login é responsável pela autenticação do cliente, a validação para a autenticação do cliente é realizada através do login e senha, pois ele é responsável pela liberação da internet.
Nesta opção, criar login por dentro do contrato do cliente, o sistema já traz algumas campos preenchidos automaticamente, pois estas informações estão salvas no contrato, cliente, contrato, filial.
Para finalizar a criação preencha os demais campos:
Autenticação: Obrigatório selecionar a opção conforme a realidade do cliente
Tipo de conexão: Você deverá selecionar o tipo de conexão de seu cliente, que pode ser: 5.8 / 2.4 / Cabo / Fibra / ADSL / LTE. Lembrando que é um campo informativo e não influencia na autenticação do cliente.
Planos: Inserir o plano deste login. Ao fazer a busca o sistema só vai mostrar o plano que estiver no contrato do cliente.
Login: Campo obrigatório, será o nome do login do cliente, exemplo: mainet@fibra.com.br.
OBS: neste campo não pode ter espaço nem caracteres especiais.
Senha MD5 PPPoE/Hotspot: Campo obrigatório, manter padrão NÃO
Senha PPOE/Hotspot: Inserir a senha da internet do cliente de forma manual ou, se preferir, clicar em Gerar senha, para o sistema gerar uma senha extremamente segura.
Aba IP pool:
Campos:
Pool radius: Na lupa de pesquisa, novo, pode cria uma pool no IXC que será entregue e gerenciada pelo radius do IXCsoft.
Pool concentrador: Na lupa de pesquisa, novo, pode cria e vincular o nome da pool no login. Gera o atributo Framed Pool com o nome do pool concentrador (Pool precisa estar criado no concentrador).
Após preencher estes campo pode salvar novamente, e seu login está pronto.
¶ Financeiro
Na aba "Financeiro", serão registrados os boletos do seu cliente, incluindo tanto os boletos recorrentes quanto os avulsos. É importante ressaltar que os boletos listados nessa aba estão associados ao cliente e não ao contrato. Isso implica que, se o cliente possuir dois contratos, ambos os contratos terão informações financeiras nesta aba.
Nesta aba ficará as seguintes informações:
- ID: Referente ao ID do boleto em questão
- Status do boleto: A receber, recebido, renegociado e cancelado
- Carteira de cobrança: A carteira na qual o cliente está inserido
- Contrato R e Contrato A: Referente a contrato Recorrente a Avulso
- ID da venda do boleto
- Emissão e vencimento do boleto
- Valores: valor do boleto, valor baixado, valor aberto e valor recebido
- Datas: Data pagamento, data crédito e data baixa
- Tipo, se é boleto ou gateway
- titulo renegociado, informação para saber se o boleto está ou não renegociado
- Referente a cancelamento: Valor cancelado, data cancelamento e motivo de cancelamento
- NN boleto (nosso número do boleto) e NN importação
- Impresso: Sim ou não
- Libera período: Sim ou não
- Ramal
- ID renegociação e ID renegociado
- Tipo de envio cobrança
- Parcela proporcional
- Link gateway
Nas atualizações mais recentes, foi introduzida uma legenda de cores com o objetivo de simplificar a compreensão dos diferentes status dos boletos.
Azul: Representa boletos que o vencimento está em dia.
Laranja: A receber no dia de hoje.
Vermelho: A receber vencido.
Verde claro: Recebido em dia.
Verde escuro: Recebido em atraso.
Cinza: Renegociado.
¶ Atendimentos
Dentro da tela de registros de clientes, existe uma aba dedicada aos Atendimentos, nela é possível encontrar todos os atendimentos abertos para esse cliente, seja ele de origem Hotsite ( abertos a partir da central do assinante pelo próprio cliente) e/ou origem interna ( aberto pelo provedor).
Para criar um atendimento clique no botão Novo.
Nesta tela assim como em várias outras do sistema, todos os campos com asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório.
Alguns campos são gerados automaticamente, são eles Campo ID é o que diferenciará esse atendimento dos demais, já que será gerado automaticamente e não irá se repetir, porém o mesmo tem intuito de um controle interno dos atendimentos.
Protocolo: assim como o campo ID também é gerado automaticamente e não irá se repetir, porém é um protocolo que pode ser passado ao cliente.
Cliente: Será preenchido automaticamente conforme o cadastro do cliente.
Login: Campo onde é possível escolher o login do cliente, caso ele possua mais de um login, todos serão apresentados na pesquisa para ser selecionado.
Filial: será preenchida de forma automática a filial do cliente.
Contrato: será preenchido o contrato a ser vinculado do cliente, caso o mesmo possua mais de um, irá constar na pesquisa para ser selecionado.
Assunto: campo onde pode ser inserido o assunto para a abertura do atendimento, basicamente o motivo da abertura do atendimento.
Descrição do Assunto: é uma breve descrição do motivo de abertura para o atendimento. Caso seja selecionado um assunto esse campo é preenchido automaticamente.
Origem do endereço: será de onde vai ser selecionado o endereço do cliente, caso fique preenchido como "manual" o endereço deve ser escrito no campo Endereço manualmente, caso coloque a origem (Cliente, Login, Contrato) o mesmo irá puxar o endereço informado/cadastrado nestes campos.
Endereço: é o complemento do campo origem de endereço, nesse campo aparecerá o endereço respeitando o que for selecionado acima.
Latitude e Longitude: são campos que serão preenchidos de acordo com a opção que for selecionada em origem de endereço, caso a opção selecionada contenha uma latitude e uma longitude, caso não contenha, então os campos irão permanecer em branco.
Processo: é um campo para caso a empresa possua um processo interno. Ao selecionar esse campo será disparado uma sequência de eventos/tarefas, através da abertura de Ordem de Serviço, conforme configurado na criação do processo.
Departamento: selecione departamento para qual esse atendimento será aberto.
Colaborador responsável: selecione um técnico (da lista de funcionários/colaborador cadastrados) para informar que o atendimento seja direcionado ao mesmo.
Prioridade: qual a prioridade de abertura do atendimento, se é baixa, normal, alta ou crítica.
Data Reservada: ao fazer um atendimento será possível reservar uma data, conforme o melhor momento para o cliente.
Melhor horário reserva: se o melhor momento para o cliente for (Manhã, Tarde, Noite, Qualquer) selecione a opção desejada.
Origem: é a origem do atendimento, podendo ser aberto internamente, a origem será interna, porém caso seja um atendimento criado pelo próprio cliente pela centra do assinante, a origem será preenchida como hotsite automaticamente.
Mensagem padrão abertura: será uma mensagem para a abertura desse atendimento, caso preenchido esse campo, uma mensagem padrão será inserido na aba mensagem, está mensagem poderá ser visualizada pelo cliente através da central do assinante.
Descrição: campo que especifica o contexto do atendimento sendo obrigatório uma mensagem.
Interação pendente: informa se a interação do atendimento esta pendente por (Ambos, Externa, Interna, Nenhuma).
Status: É um campo obrigatório, porém sua edição não é permitida já que o mesmo é preenchido automaticamente de acordo com a situação atual do atendimento.
Status complementar: caso queira colocar qualquer outro status pode estar cadastrando o evento do status disparado pelo processo.
Após feito o preenchimento dos campos acima clique em Salvar:
Após salvar o atendimento será criado.
¶ OS
As ordens de serviço são documentos que formalizam os serviços a serem prestados para um cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho.
Nesta aba de OS você encontrará todas estas ordens de serviços abertas para esse cliente independente do status que a mesma se encontra.
Para criar uma nova ordem de serviço (OS) clique no botão Nova conforme a imagem abaixo:
Para o cadastro simples de uma ordem de serviço, requer o preenchimento dos campos obrigatórios, representados por asterisco vermelho na frente de cada nomenclatura.
- ID: Será preenchido automaticamente ao salvar a OS;
- Tipo: Designará se a OS será para cliente ou estrutura própria;
- ID do atendimento: Campo preenchido automaticamente com o ID do atendimento a qual a ordem de serviço pertence quando se trata de um atendimento que gera OS automáticas baseado no processo.
- Protocolo da OS: Campo preenchido automaticamente ao criar a OS;
- Assunto: Qual finalidade ou tema desta ordem de serviço como: manutenção, instalação, etc. Pesquise na lupa o assunto desejado;
- Cliente: Será preenchido automaticamente com o ID do cadastro deste cliente;
- Filial: A filial assim como o campo cliente é preenchido baseado no cadastro do mesmo;
- Login: Campo destinado ao preenchimento do login a qual a OS está sendo gerado;
- Contrato: Campo destinado ao preenchimento do contrato a qual a OS está sendo gerado;
- Origem do endereço: Se o endereço deste trabalho vai ser o mesmo do cadastro do cliente, login, contrato ou manual;
- Latitude e Longitude: Campo preenchido automaticamente caso o cliente possua as coordenadas de latitude e longitude preenchidas de acordo com a origem do endereço;
- Prioridade: Qual a prioridade deste trabalho, baixa, alta, critica, assinale a opção de acordo com sua realidade;
- Melhor horário de agendamento: Pode ser marcado o período preferido conforme a disponibilidade do cliente;
- Setor: Setor responsável para realizar a Ordem de serviço.
- Colaborador responsável: Neste campo você poderá preencher o colaborador responsável pela ordem de serviço;
- Descrição: Campo destinado para observações e descrições referente a ordem de serviço;
Assim que vincular as informações, clique no botão Salvar.
A ordem de serviço vai constar na grid com o Status Aberto.
O Status da ordem de serviço é alterada conforme as ações que terão sobre ela.
¶ Vendas
Nesta tela irá apresentar todas as vendas que foram geradas para o cadastro do cliente, vendas avulsas e que possuem vinculos com o contrato recorrete e avulso.
O botão de Novo serve para criar uma nova venda.
Editar: Será usado para edições e visualização da venda que foi gerada.
Deletar: Quando será necessário deletar o produto e deletar a venda por algum motivo específico.
Alterar: Este botão é utilizado para alterar o status de uma venda, de fechada para aberto ou vice versa.
Finalizar venda: Quando o status está aberto terá a função de mudar o status para fechado quando a venda está fechada não é possível fazer edições de valores ou trocar de produto por exemplo.
¶ Contatos
Em construção
¶ Tributação
Em construção
¶ Negociações
Em construção
¶ Agenda
Em construção
¶ Arquivos
Na aba "Arquivos", você pode inserir documentos que considera importantes para documentar o cadastro do cliente. Para fazer isso, siga estas etapas:
Clique em "Novo" para adicionar um novo arquivo.
- Na nova tela que aparece, insira a descrição do arquivo na opção "Descrição".
- Em seguida, clique em "Anexar arquivo" para selecionar o arquivo que deseja adicionar.
- Selecione o arquivo desejado em seu dispositivo e confirme a seleção.
- O arquivo será anexado e estará disponível para visualização e referência no cadastro do cliente.
Essa funcionalidade permite que você armazene documentos relevantes, como contratos, comprovantes ou outros arquivos relacionados ao cliente, para fácil acesso e referência posterior.
Após anexar o arquivo, você tem a opção de editar a descrição posteriormente, se desejar. Para fazer isso, siga estas etapas:
Após isso clique em Salvar e o cadastro do cliente foi finalizado.
¶ E-mails enviados
Em construção
¶ SMS enviados
¶ Ref.
¶ Observações
¶ Histórico
No histórico do cadastro de cliente, é possível visualizar todas as ações que os contratos associados ao cadastro do cliente passaram, oferecendo uma visão completa das atividades e alterações ocorridas.
Nesta tela, é possível visualizar o histórico abrangente do cliente, o que significa que se tem acesso a todos os registros contratuais associados a este cadastro específico de cliente.
Ao pressionar o botão novo, você tem a capacidade de registrar manualmente um novo histórico do cliente. Isso é útil caso você queira relatar uma nova alteração em qualquer um dos contratos associados ao cliente.
Ao clicar no botão visualizar, é possível examinar minuciosamente, um por um, os históricos dos clientes, obtendo informações detalhadas sobre o tipo, a data, o histórico e o operador associados a cada registro.
Atenção: é importante lembrar que apenas é permitido editar um histórico do cadastro do cliente ou contrato em históricos criados pelo usuário.
Ao pressionar o botão imprimir, é possível gerar uma impressão de um relatório completo contendo todos os históricos dos contratos vinculados ao cadastro do cliente.
