Para poder ser lançado contas a pagar (despesas) no IXC, primeiramente é necessário cadastrar os fornecedores. Um fornecedor é uma pessoa física ou jurídica que fornece bens, produtos ou serviços para a empresa.
Siga o caminho abaixo para cadastrar um fornecedor:
- Acesse o menu Sistema e depois a opção Cadastros;
- Em seguida, selecione Fornecedor;
- Clique no botão Novo para criar um novo fornecedor.
Na aba Fornecedor, é necessário preencher os seguintes campos de forma obrigatória: Razão Social, Data de Cadastro, Tipo de Pessoa e Status Ativo (Sim ou Não), conforme exemplificado na imagem abaixo:
ID: Este campo é preenchido automaticamente após clicar no botão salvar.
Ativo: Define se o cadastro está ativo ou não.
Tipo de fornecedor: Preencha neste campo qual é o tipo deste fornecedor. Um tipo de fornecedor refere-se a uma classificação ou categorização dos fornecedores com base em critérios específicos. Por exemplo, em um contexto de suprimentos industriais, pode-se ter diferentes tipos de fornecedores, como fornecedores de matérias-primas, fornecedores de componentes eletrônicos e assim por diante.
Tipo de pessoa: Se o seu fornecedor é uma pessoa Física, Jurídica ou Estrangeiro.
Razão social/nome: Qual é o nome oficial e formal de sua empresa.
Fantasia: Escreva qual é o nome popular de sua empresa.
CPF/CNPJ: Informe o CPF ou o CNPJ do seu fornecedor.
IE/RG: Informe a Inscrição estadual ou o RG do seu fornecedor.
Contribuinte ICMS: Marque se o seu fornecedor é um contribuinte do ICMS (Um contribuinte do ICMS é uma pessoa física ou jurídica que realiza atividades econômicas que estão sujeitas à incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Data de cadastro: O dia em que é realizado o cadastro.
Obs: Preencha neste campo caso necessário deixar uma observação neste cadastro.
Planejamento analítico: Defina o planejamento analítico do fornecedor.
Última atualização: Este campo é preenchido automaticamente quando é editado alguma informação no cadastro.
Representante: Informe neste campo qual é o representante ou dono da empresa fornecedora.
Telefone representante: Informe qual é o contato do representante ou dono da empresa.
Você pode cadastrar um planejamento analítico exclusivo para o fornecedor. Para saber mais como cadastrar um planejamento analítico, acesse Planejamento Analítico Gerencial. Essa função pode ser parametrizada para acontecer automaticamente ao clicar no botão Salvar. Para gerar automaticamente o planejamento, deve configurar o parâmetro de contabilidade gerencial em Plano de contas do fornecedor, acesse Contabilidade Gerencial
Dando sequência na aba Endereço, faça a inserção de dados em todos os campos obrigatórios relativos ao endereço do fornecedor e clique em Salvar, conforme imagem abaixo:
CEP: Preencha o CEP do fornecedor.
Cidade: Inserir os dados que compõem as informações do endereço.
Bairro: Inserir os dados que compõem as informações do endereço.
Endereço: Qual é o endereço deste fornecedor (dados de identificação da localização do fornecedor).
Número: Caso possua um número no endereço, preencha neste campo.
Referência: Se possuir uma referência neste endereço, preencha o campo com os dados.
Na aba Contato, insira todas as informações relativas ao contato do fornecedor, conforme imagem abaixo:
Telefone Fixo: Informe qual é o telefone fixo do fornecedor.
ID operadora celular: Qual a operadora do celular do fornecedor.
Telefone celular: Informe o telefone celular do seu fornecedor.
E-mail: Preencha aqui o e-mail do fornecedor.
Site: Caso o fornecedor possua um site, preencha neste campo.
Na aba Dados bancários, insira caso necessário, informações dos dados bancários do fornecedor clicando no botão Novo.
Preencha os seguintes campos conforme a necessidade:
ID: Este campo é preenchido automaticamente após clicar no botão Salvar.
Pagar preferencialmente nesta conta: Define se é pago preferencialmente nesta conta.
Tipo de conta: Marque qual é o tipo dessa conta.
Banco: De qual banco esta conta é originária.
Código do banco: É um número que identifica uma instituição financeira específica.
Agência: Qual é a agência desta conta.
Dígito verificador da agência: É um número adicional utilizado para verificar se o código da agência está correto.
Conta: Número da conta.
Dígito verificador da conta: Preencha qual é o dígito verificador desta conta.
Câmara centralizadora: É uma entidade que ajuda a transferir dinheiro entre diferentes bancos.
Código tipo de operação: É um código que identifica o tipo específico de operação que você está realizando, como depósito ou pagamento de boleto.
Chave CPF/CNPJ: Caso esta conta possua uma chave Pix de CPF ou CNPJ preencha neste campo.
Chave Celular: Caso esta conta possua uma chave Pix número de celular preencha neste campo.
Chave e-mail: Caso esta conta possua uma chave Pix de e-mail preencha neste campo.
Tipo de pessoa: Se o proprietário da conta é uma pessoa física ou jurídica.
Titular da conta: É a pessoa ou empresa que é proprietária da conta bancária, ou seja, é o nome do dono da conta.
CNPJ/CPF: Preencha o CNPJ ou CPF sobre a quem pertence esta conta.
Na aba Outros contatos é possível adicionar mais contatos do fornecedor, ex: contato do comercial, gerente, etc. Para cadastrar um novo contato clique no botão Novo. Ao clicar, será aberto uma nova grid para cadastrar mais este contato, conforme exemplo na imagem abaixo:
ID: Este campo é preenchido automaticamente após clicar no botão Salvar.
Tipo de contato: Informe qual é o tipo deste contato.
Nome: Qual é o nome deste contato.
Fone residencial: Preencha aqui o telefone residencial deste contato.
Fone comercial: Preencha aqui o telefone comercial deste contato.
Celular: Caso este contato também possua um número de celular, preencha neste campo.
E-mail: Para deixar cadastrado o e-mail de contato, informe neste campo.
Seguindo na próxima aba de Arquivos, é possível inserir arquivos referente ao fornecedor clicando no botão Novo, conforme exemplo na imagem abaixo:
Na grid Fornecedor arquivos, preencha as informações obrigatórias conforme dados solicitados na imagem abaixo:
ID: Este campo é preenchido automaticamente após clicar no botão Salvar.
Descrição: Neste campo deve ser preenchido o nome deste arquivo.
Arquivo: Clicando neste campo será aberta a tela dos seus arquivos, onde é possível localizar o arquivo desejado para inserir neste campo. Após inserir o arquivo, lembre-se de salvar esta inserção clicando no botão Salvar.
Data envio: Este campo é preenchido automaticamente ao salvar o arquivo.
No exemplo abaixo foi inserido o contrato do fornecedor, após selecionar o seu arquivo clique no botão Salvar para concluir com o cadastro do fornecedor.
Na aba Histórico de compra ficarão registradas todas as compras realizadas com este fornecedor. Além disso, também é possível editar uma das compras clicando no botão Editar conforme o exemplo abaixo:
Dentro da aba Histórico de pedido será listado todos os pedidos de compra referente a este fornecedor, podendo visualizar qualquer um dos pedidos clicando no botão Editar conforme o exemplo abaixo:
Observação: A coluna Colaborador apresenta o ID dos colaboradores que liberaram ou cancelaram manualmente o pedido de compra.
Ao criar um fornecedor, é possível replicar este cadastro em um cadastro de cliente. Mas pra que isso seja possível, deve-se primeiro habilitar o seguinte parâmetro, conforme o exemplo abaixo:
- Acesse o menu de Configurações;
- Em seguida, selecione Parâmetros e Parâmetros gerais;
- Depois, clique na aba Cadastros e ative a opção Converter cliente em fornecedor marcando como Sim.
Após habilitar este parâmetro, dentro do cadastro do fornecedor haverá um novo botão Replicar cadastro de fornecedor como cliente, conforme os exemplos abaixo:
Vale lembrar que ao acessar um cadastro de cliente também haverá uma nova opção no campo de Replicar cadastro de cliente como fornecedor.
