¶ Como ajustar a divergência de patrimônio
Quando controlamos itens patrimoniais, operamos com duas quantidades de saldos distintos: a quantidade de itens patrimoniais em si e a quantidade de saldo do produto em estoque. Essas duas quantidades devem sempre ser mantidas em sincronia para garantir um controle preciso dos itens patrimoniais.
Em determinadas situações de movimentação, pode ocorrer o que chamamos de "divergência de patrimônios", onde a quantidade de saldo do produto em estoque difere da quantidade de itens patrimoniais registrada.
As divergências nos patrimônios podem ser identificadas por meio de um relatório de divergência de saldo e itens patrimoniais.
No entanto, para que esse relatório de divergência de patrimônios seja gerado, é necessário realizar uma configuração no perfil do usuário. Isso envolve habilitar o usuário para acessar e extrair esse relatório específico.
Essa configuração podemos realizar através dos seguintes passos:
1 - Acesse o menu Configurações;
2 - Selecione a opção Usuários;
3 - Acesse o menu Usuários;
4 - Selecione o usuário e clique no botão Editar;
Conforme imagem abaixo:
Ao editar o usuário acesse a aba de Parâmetros e marque a opção de Listar produtos com divergência entre estoque e etiquetas patrimoniais como SIM e após isso clique no botão Salvar.
Conforme imagem abaixo:
Após ter realizado a configuração no cadastro do usuário, autorizando o mesmo a realizar a impressão do relatório de divergência, para emitir o relatório acesse:
1 - Menu Sistema;
2 - Selecione o menu Estoque;
3 - Acesse o menu Patrimônios;
4 - Clique no botão Visualizar Etiquetas ou Buscar todas;
Conforme imagem abaixo:
Após acessar a grid de patrimônios clique no botão Listar divergências entre estoque e etiquetas, conforme imagem abaixo:
No relatório serão listadas todas as divergências existentes separadas por produtos, listando no seu relatório a Filial e o Almoxarifado aonde se encontram a divergência, também trazendo a quantidade de Saldo em estoque e a quantidade de Saldo de etiquetas patrimoniais. Conforme imagem abaixo:
Essa divergência nos patrimônios é corrigida por meio de Entradas/Compra e Saídas/Venda, realizando o ajuste apenas do saldo do produto para igualar a quantidade de itens patrimoniais. Para essas movimentações serão utilizados um tipo de documento específico para esses ajustes.
Quando é necessário efetuar esse ajuste por meio de uma Entrada/Compra para igualar a quantidade de itens patrimoniais, configuramos um tipo de documento específico para a entrada.
Para configurar um tipo de documento para Entrada/Compra, siga os passos abaixo:
Configurar documento para ajuste na Entrada/Compra
1 - Acesse o menu Configurações;
2 - Acesse a opção Configurações Documentos;
3 - Acesse o menu Tipo documento e clique no botão Novo;
Conforme imagem abaixo:
Para a criação desse tipo de documento temos alguns campos que devem ser preenchidos para o ajuste, sendo eles:
Na aba Geral:
ID: Esse campo será preenchido automaticamente ao gerar o tipo de documento.
Código: Código para localização do tipo de documento.
Tipo documento: Descrição do tipo de documento.
Tipo: Se será utilizado para entrada ou saída.
Gera financeiro: A configuração precisa estar para NÃO.
Gera gerencial: A configuração precisa estar para NÃO.
Gera fiscal: A configuração precisa estar para NÃO.
Atualiza Estoque: A configuração precisa estar para SIM.
Após o preenchimento desses campos avance até a aba Estoque e marque a opção de Ajustar patrimônio para SIM, conforme imagem abaixo:
Após o preenchimento desse campo avance até a aba Sped Fiscal e preencha os campos conforme imagem a seguir:
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Código classificação sped: Esse campo será preenchido com a informação do código de classificação sped.
Tipo receita sped: Esse campo será preenchido com a informação da receita sped.
Observação: Referente ao preenchimento desses campos aconselhamos entrarem em contato juntamente a contabilidade da empresa para verificação de qual tipo de classificação e receita se enquadra para a movimentação.
Após o preenchimento de todos os campos mencionados acima clique no botão Salvar para concluir a geração do tipo de documento.
Após a elaboração do documento essencial para ajustar a disparidade, é importante identificar, por meio do relatório de divergência, casos que exigem a inclusão de saldo no produto. Isso visa equalizar a quantidade de etiquetas patrimoniais disponíveis. Essa situação pode ser compreendida através do exemplo a seguir:
Para corrigir essa divergência, será necessário efetuar uma entrada para gerar um saldo de 5 unidades, a fim de igualar a quantidade de etiquetas patrimoniais disponíveis. Para realizar esse ajuste, siga os passos abaixo:
Realizar o ajuste através da Entrada/Compra
Para realizar o ajuste necessitamos realizar a criação de uma entrada/compra, para criar a entrada siga os passos:
1 - Acesse o menu Sistema;
2 - Selecione a opção Entradas;
3 - Acesse o menu Compra e clique no botão Nova entrada manual;
Conforme a imagem a seguir:
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Após clicar no botão Nova entrada manual preencha as informações a seguir:
ID: Esse campo será preenchido automaticamente ao gerar a entrada.
Tipo de documento: Nesse campo selecione o tipo de documento que foi gerado para ajustar a divergência.
Fornecedor: Nesse campo preencha o fornecedor do produto.
Condição de documento: Será preenchido com a informação do tipo de pagamento, como se trata de apenas um ajuste não irá gerar um contas a pagar.
Filial: Nesse campo preencha a informação da filial que lista no relatório de divergência.
Data emissão: Preencha com a data atual da movimentação.
Data entrada: Preencha com a data atual da movimentação.
Após o preenchimento dos campos avance até a aba de Frete.
Preencha a informação de Frete, como se trata de um ajuste poderá ser preenchido com a informação Sem Frete. Após o preenchimento das informações acima, clique no botão Salvar e avance até a aba de Produtos e clique no botão Novo, conforme imagem abaixo:
Após clicar no botão Novo realize o preenchimento dos campos a seguir:
ID: Esse campo será preenchido automaticamente ao salvar o registro.
Produto: Preencha com a informação do produto que esta com a divergência.
Unidade: Esse campo será preenchido automaticamente conforme o cadastro do produto.
Almoxarifado Origem: Preencha a informação do almoxarifado listado no relatório de divergência.
Quantidade: Preencha a informação da quantidade que será necessária para igualar a quantidade de etiquetas.
Valor unitário: Esse campo será preenchido automaticamente baseado no preço base do produto.
Após o preenchimento dos campos, clique no botão Salvar.
Observação: Ao clicar em "Salvar", observe que o menu de geração de etiquetas patrimoniais não será ativado, pois o sistema reconhecerá que se trata apenas de um ajuste no qual é necessário inserir apenas o saldo do produto.
Após a inclusão do produto na entrada, pode ser finalizada a entrada, através do botão Finalizar entrada e posteriormente no botão Validar e Finalizar. Conforme imagem abaixo:
Ao reemitir o relatório de divergência, será possível constatar que a divergência foi corrigida e não será mais visível, indicando que o ajuste foi concluído com sucesso.
Sim, esse tipo de ajuste também poderá ser realizado em situações de saídas, quando o saldo do produto for superior à quantidade de etiquetas patrimoniais disponíveis. Nesse caso, será necessário efetuar uma redução no saldo do produto para igualar-se à quantidade de etiquetas disponíveis. O procedimento será semelhante ao mencionado anteriormente, adaptando-o para refletir a redução de saldo em vez da adição.
Antes de tudo, como mencionado anteriormente, é crucial identificar a divergência por meio do relatório, conforme exemplificado na imagem a seguir:
Para corrigir essa divergência, será necessário efetuar uma saída para realizar uma baixa de 5 unidades do produto, para igualar a quantidade de etiquetas patrimoniais disponíveis, para realizar esse ajuste, siga os passos abaixo:
Realizar o ajuste através da Saída/Venda
Para realizar o ajuste necessitamos realizar a criação de uma saída/venda, para criar a saída siga os passos:
1 - Acesse o menu Sistema;
2 - Selecione a opção Saídas;
3 - Acesse o menu Venda e clique no botão Novo;
Conforme a imagem a seguir:
Após clicar no botão Novo preencha as informações a seguir:
ID: Esse campo será preenchido automaticamente ao gerar a entrada.
Tipo de documento: Nesse campo selecione o tipo de documento que foi gerado para ajustar a divergência.
Cliente: Nesse campo preencha com o cadastro de um cliente, pode ser utilizado um cadastro fictício.
Condição de documento: Será preenchido com a informação do tipo de pagamento, como se trata de apenas um ajuste não irá gerar um contas a pagar.
Filial: Nesse campo preencha a informação da filial que lista no relatório de divergência.
Data emissão: Preencha com a data atual da movimentação.
Data saída: Preencha com a data atual da movimentação.
Após o preenchimento dos campos avance até a aba de Frete.
Preencha a informação de Frete e de Vendedor, como se trata de um ajuste poderá ser preenchido com a informação Sem Frete e o Vendedor padrão do sistema. Após o preenchimento das informações acima, clique no botão Salvar e avance até a aba de Produtos e clique no botão Novo, conforme imagem abaixo:
Após clicar no botão Novo realize o preenchimento dos campos a seguir:
ID: Esse campo será preenchido automaticamente ao salvar o registro.
Produto: Preencha com a informação do produto que esta com a divergência.
Unidade: Esse campo será preenchido automaticamente conforme o cadastro do produto.
Almoxarifado Origem: Preencha a informação do almoxarifado listado no relatório de divergência.
Quantidade: Preencha a informação da quantidade que será necessária para igualar a quantidade de etiquetas.
Valor unitário: Esse campo será preenchido automaticamente baseado no preço base do produto.
Após o preenchimento dos campos, clique no botão Salvar.
Observação: Ao clicar em "Salvar", note que o sistema não tornará obrigatório o vínculo de uma etiqueta patrimonial para a movimentação. Isso ocorre porque o sistema identifica que a operação requer apenas a baixa do saldo do produto, dispensando a necessidade de associar uma etiqueta patrimonial à movimentação.
Após a inclusão do produto na saída, pode ser finalizada a saída, através do botão Finalizar saída e posteriormente no botão Validar e Finalizar. Conforme imagem abaixo:
Ao reemitir o relatório de divergência, será possível constatar que a divergência foi corrigida e não será mais visível, indicando que o ajuste foi concluído com sucesso.
Através dessas movimentações conseguimos realizar as divergências que existem nos produtos.
¶ Erro ao lançar o produto.
Atenção: Em casos aonde ao adicionar os produtos nas movimentações o sistema apresente o seguinte erro:
Esse erro ocorre quando nas movimentações não são identificadas divergências a serem ajustadas. Portanto, recomenda-se revisar se a filial da movimentação e o almoxarifado informados ao lançar o produto estão em conformidade com o relatório de movimentação.