As auditorias das contas a pagar tem a função de prevenir e garantir um lançamento correto e seguro para evitar inconsistências de informações. Desta forma é possível fiscalizar, e se necessário solicitar uma correção, de valores e informações das despesas lançadas, que devem ser comparadas e conferidas nas notas de entrada inseridas no sistema IXCSoft.
Para auditar as contas a pagar, será necessario acessarmos:
- Selecione a opção menu Principal;
- Selecione a opção Pagar;
- Em seguida clique em Contas a Pagar.
Selecione o registro, qual deseja auditar, e clicar no botão Editar , como mostra imagem a baixo;
Após editar o registro será apresentada uma nova tela com as informações deste lançamento, clique no botão Auditoria.
Será apresentando quatro opções;
- Aprovada: Será utilizada quando as informações da nota de entrada, valor e quantidade de parcelas por exemplo, estão de acordo com as informações que foram lançadas no sistema, podendo assim ser realizado o pagamento.
- Reprovada: Utilizada quando alguma informação da nota de entrada não bate com o que foi lançado no contas a pagar, sendo necessário realizar a correção para realizar a baixa.
- Solicitar nova auditoria: Poderá ser utilizando quando o registro precisa de uma nova avaliação, por exemplo em auditorias que foram reprovadas e tiveram as correções realizadas e precisam de aprovação. Ao solicita uma nova auditoria para conferencia, é necessário informar o tipo, se é Interna ou Externa, Status e inserir o motivo da solicitação.
- Aprovada com mensagem: Será utilizada quando desejar aprovar o registro incluindo uma informação.
Após realizar uma auditória, ação feita ficará registrada na aba Auditoria dentro do lançamento da conta a pagar, aonde poderá ser visto a mensagem incluída, conforme mostra imagem a baixo;
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Ao Aprovar o lançamento, irá aparecer uma mensagem de confirmação que deve ser confirmada clicando na opção OK, para que o status da conta seja atualizado.
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Observação: Após a auditoria ser aprovada, não será mais possível editar as informações da conta a pagar.
As usar a opção de Reprovar não irá deixar o pagamento ser realizado, dessa forma é necessário realizar nova aprovação, ao clicar no botão solicitar nova auditoria.
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Conforme mostra imagem a baixo:
Após solicitar nova auditoria ficará com o starus de corrigido sendo necessário aprovar novamente.
Na grid de contas a pagar será possível visualizar o status da auditoria dos registros, e pode ser utilizado os filtros para localizar alguns status específicos.
