A requisição de materiais é uma ferramenta essencial para o controle de estoque de uma empresa. Auxilia e facilita o processo de solicitação de materiais necessários no almoxarifado por parte dos colaboradores.
Além disso, a requisição de materiais também auxilia no controle financeiro, uma vez que é possível rastrear os pedidos e ter uma visão clara dos gastos com suprimentos. Isso contribui para um planejamento mais eficiente das compras e uma gestão mais precisa dos recursos disponíveis.
Dessa forma, a requisição de materiais oferece uma forma organizada e estruturada de gerenciar o fluxo de suprimentos na empresa. Ela permite que o colaborador solicite apenas o que realmente precisa, evitando desperdício e garantindo que o estoque esteja sempre abastecido com os itens necessários para o bom funcionamento das atividades.
Configurar usuário para abrir requisição de material
Para cadastrar uma requisição de materiais no IXC Provedor, é necessário verificar se o usuário possui um colaborador responsável e um almoxarifado padrão vinculados ao seu usuário de acesso ao sistema. Caso esses vínculos não estejam estabelecidos, será necessário adicioná-los para um melhor acompanhamento dos dados. Veja abaixo como realizar os vínculos necessários:
- Acesse o menu Configurações.
- Selecione o menu Usuários.
- Acesse a opção Usuarios.
- Selecione o usuario que deseja realizar o ajuste e clique no botão Editar.
Conforme imagem abaixo:
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Para atualizar o cadastro do usuário com a informação de um colaborador responsável, siga os seguintes passos: acesse a aba Parâmetros e preencha o campo Colaborador Responsável com o nome do colaborador correspondente ao usuário em questão. Conforme imagem abaixo.
Observação: Para verificar como cadastrar um colaborador Clique aqui
Após vincular o colaborador, acesse a aba Almoxarifados para vincular um almoxarifado ao usuario. Ao acessar a aba clique no botão Novo, conforme imagem abaixo:
Ao clicar no botão Novo selecione qual será o almoxarifado padrão do usuario, demarque a opção como Padrão do usuário: Sim e clique em Salvar.
O Almoxarifado ficará atribuido ao usuario.
Observação: É importante ressaltar que, para que o colaborador tenha acesso às requisições de materiais de outros usuários, é necessário vincular também os outros almoxarifados ao usuário em questão.
Como criar uma Requisição de material
Requisitar materiais é um processo em que o usuário solicita os materiais necessários para suas atividades, podendo assim o almoxarifado principal atender às demandas de forma eficiente, fornecendo os materiais solicitados quando disponíveis em estoque.
Para acessar a opção de Requisitar Materiais no IXC Provedor, siga os passos abaixo:
- Acesse menu Sistema e depois clique na opção Estoque.
- Em seguida, selecione Requisitar materiais e depois clicar no botão Novo. Conforme imagem abaixo:
Ao clicar no botão Novo, será aberta a Grid de Requisição de material. Nessa tela, você precisa conferir duas informações importantes: o colaborador e o almoxarifado.
ID: É um código de identificação único atribuído a cada requisição de material.
Colaborador: Esse campo será preenchido automaticamente de acordo com o colaborador vinculado ao usuário que está criando a requisição.
Almoxarifado: O sistema já apresentará o almoxarifado padrão previamente definido para o usuário. Mas se necessário, é possível escolher um outro almoxarifado entre aqueles que estão vinculados ao usuário.
Data: Este campo é preenchido automaticamente na data de criação e não é editável.
Obs: Neste campo, você pode adicionar informações relacionadas à requisição. Pode servir para registrar detalhes específicos ou instruções adicionais que sejam relevantes para a solicitação de materiais.
Status: Serve para verificar o andamento dessa solicitação. Esse campo pode apresentar quatro opções: aberto, parcial, fechado ou cancelado. O status da requisição será alterado conforme as movimentações realizadas.
Tipo: Serve para diferenciar se a requisição foi aberta automaticamente pelo sistema ou se foi criada manualmente por um usuário. Isso ajuda a identificar a origem da requisição.
Portanto, ao criar uma nova requisição de material, verifique os dados informados, e, se necessário, utilize o campo Obs para incluir informações importantes sobre a requisição e clique no botão “Salvar”. Conforme imagem abaixo:
Após clicar em Salvar, ao lado, será habilitada a aba chamada Itens. Essa aba é onde você irá inserir os produtos que precisam ser solicitados na requisição de material. Na aba Itens, você terá a possibilidade de adicionar os produtos necessários, um por um, clicando no botão Novo ou então pelo botão Adicionar vários é possível selecionar mais de um produto de uma vez, e cada um deles terá uma quantidade padrão de 1 unidade. Além disso, é possível utilizar o botão Carregar estoque mínimo, que tem a função de adicionar na requisição os produtos que estão com saldo abaixo do estoque mínimo definido no almoxarifado (Veja aqui como configurar o Estoque mínimo e máximo). Conforme imagem abaixo:
Após clicar em Novo, será aberta uma Grid chamada Requisição de Material - Item.
Essa Grid é onde você irá especificar os detalhes de cada produto que deseja solicitar na requisição de material.
ID: É um código de identificação único atribuído a cada item da requisição.
Produto: Este campo é necessário preencher com o produto que solicitado na requisição.
Descrição: Ao selecionar o produto, esse campo será preenchido com a descrição do mesmo.
Quantidade: Preencha a quantidade do produto solicitado.
Saldo: Este campo mostra a quantidade do produto que falta ser transferido para concluir a requisição.
Qtde Cancelada: Este campo mostra a quantidade do produto que foi cancelado e não será transferido para o almoxarifado.
Status: Esse campo tem a função de mostrar o status do item na requisição. O status indica em qual estágio ou situação se encontra o item da requisição.
Para cada item, você precisará escolher o produto correto e informar a quantidade desejada. Ao definir o produto e a quantidade para cada item você criará um registro claro e detalhado dos produtos solicitados. Conforme imagem abaixo:
Após preencher todas as informações necessárias, clique no botão "Salvar".
Registro inserido com sucesso!
Pode ser inserido quantos produtos desejar na mesma requisição. Isso significa não haver um limite específico para a quantidade de produtos a ser solicitado na mesma requisição de material.
É necessário seguir o mesmo procedimento para cada produto, garantindo que todas as informações sejam preenchidas corretamente para cada item solicitado. Conforme imagem abaixo:
Após concluir a requisição, ela ficará com o status Aberto. Isso significa que a requisição está aguardando a confirmação do responsável pelo almoxarifado.
- Além disso, somente o usuário que criou a requisição terá permissão para deletar produtos da mesma. Isso significa que apenas o criador da requisição poderá excluir itens da lista de produtos solicitados. Essa medida ajuda a manter o controle e a integridade dos dados inseridos na requisição, evitando alterações indevidas.
- O responsável pelo almoxarifado, ao confirmar a requisição, terá a opção de cancelar itens específicos. Isso significa que, caso haja necessidade de cancelar um item da requisição, o confirmador terá a possibilidade de selecionar o item em questão e cancelá-lo.
Atenção: Quando houver produtos do tipo Patrimônio na aba Itens, a confirmação da requisição só será possível se todos os produtos tiverem saldo disponível. Isso significa que as requisições contendo produtos patrimoniais não podem ser atendidas parcialmente.
Como confirmar uma Requisição de material do tipo Patrimônio
O processo de confirmar uma requisição visa informar ao usuário quais materiais foram entregues com base no que ele solicitou, sendo fundamental para manter o usuário atualizado e garantir a transparência na entrega dos materiais.
A confirmação de uma requisição de material só pode ser feita por um usuário diferente daquele que a criou. Para realizar essa confirmação, siga os passos abaixo:
- Acesse menu Sistema e clique na opção Estoque.
- Dentro de Estoque, clique em Requisitar Materiais.
- Na tela de requisições de materiais, será exibida uma lista com todas as requisições.
- Localize a requisição específica que você deseja confirmar e clique nela.
- Após revisar as informações, clique no botão Confirmar Requisição. Conforme imagem abaixo:
Após clicar em Confirmar Requisição, o sistema abrirá uma Grid chamada Confirmar transferência de Estoque. Nessa Grid, você precisará definir o almoxarifado e a filial de onde o produto está saindo e clicar no botão Confirmar. O almoxarifado e a filial de destino não serão editaveis, uma vez que o sistema irá buscar as informações diretamente daquilo que foi preenchido na requisição .Conforme imagem abaixo:
Após clicar no botão Confirmar, caso a requisição não tenha incluído produtos do tipo "Patrimônio", o sistema exibirá uma mensagem informando que a requisição foi confirmada com sucesso. Conforme imagem abaixo:
Sucesso
Sua requisição não possui produto do tipo PATRIMÔNIO, finalizado operação!
Quando uma requisição inclui produtos do tipo "Patrimônio", o sistema irá gerar uma "wizard", para seleção dos itens patrimoniais que estão sendo entregues. Conforme imagem abaixo:
Após abrir a transferencia wizard, avance até a aba Patrimônio. conforme imagem abaixo.
Na aba patrimônio, clique no botão Novo e selecione os patrimônios que serão transferidos.
No botão Adicionar patrimônio(s), é possível inserir mais que um patrimônio ao mesmo tempo. Clique na tecla Shift e selecione os produtos que deseja adicionar. Depois clique em Inserir registros.
Atenção: É importante ressaltar que, enquanto a operação não for concluída e as transferências não forem finalizadas, os patrimônios adicionados permanecerão com o status de "Indisponível".
Após adicionar os patrimônios, direcione até a aba Concluir para finalizar a transferencia, após isso clique no botão Finalizar, conforme imagem abaixo.
Ao concluir, será gerada a transferência entre almoxarifados.
Como cancelar um item da Requisição de material
O responsável por conferir as mercadorias solicitadas em uma requisição de materiais tem como cancelar mercadorias especificas caso as mesmas não possuam saldo disponível em estoque ou tenha sido inclusa de maneira incorreta na requisição. Vamos entender melhor como realizar esse cancelamento, seguindo os passos abaixo:
- No menu sistema, clique na opção Estoque.
- Dentro de Estoque, você encontrará a opção Requisitar Materiais. Selecione essa opção.
- Na tela de requisições de materiais, será exibida uma lista com todas as requisições existentes.
- Localize a requisição específica que você deseja cancelar o item e clique nela para abrir os detalhes.
- Ao revisar as informações da requisição, na aba chamada Itens, onde estão listados os produtos solicitados. Selecione o item que você deseja cancelar dentro da lista de itens da requisição.
- Clique no botão Cancelar item para cancelar o item da requisição.
Após clicar no botão Cancelar Item, o sistema irá abrir a Grid chamada "Cancelar Item da Transferência". Nessa Grid, você deve preencher o campo de Motivo de Cancelamento e clicar no botão Salvar. O campo de Motivo de Cancelamento é um espaço destinado a selecionar o motivo pelo qual está cancelando o item da requisição. Conforme imagem abaixo:
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Após Salvar o item irá atualizar o Status para Cancelado. Conforme imagem abaixo:
Para saber como criar Motivos de Cancelamento clique aqui.
Atenção: Quando houver produtos do tipo Patrimônio na aba Itens, a confirmação da requisição só será possível se todos os produtos tiverem saldo disponível. Isso significa que as requisições contendo produtos patrimoniais não podem ser atendidas parcialmente.
Como cancelar uma Requisição de material
O responsável por conferir uma requisição tem a opção de cancelar a requisição caso a mesma tenha sido incluída de maneira incorreta. Vamos entender melhor como realizar esse cancelamento, seguindo os passos abaixo:
- No menu sistema, clique na opção Estoque.
- Dentro de Estoque, selecione a opção Requisitar Materiais.
- Na tela de requisições de materiais, será exibida uma lista com todas as requisições.
- Selecione a requisição especifica que deseja cancelar.
- Revise as informações, caso realmente precise cancelar a requisição clique no botão "Cancelar requisição". Conforme imagem abaixo:
Após clicar no botão Cancelar requisição será gerada a Grid de Cancelar transferência. Nessa Grid, você deve preencher o campo de Motivo de Cancelamento e clicar no botão Salvar.O campo de Motivo de Cancelamento é um espaço destinado a selecionar o motivo pelo qual será cancelada toda a requisição. Conforme imagem abaixo:
Após Salvar a requisição de material irá atualizar o Status na Grid para Cancelado. Conforme imagem abaixo:
Para saber como criar Motivos de Cancelamento clique aqui.
Como imprimir uma Requisição de material
Para imprimir uma requisição, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Sistema e clique na opção Estoque.
- Depois, selecione a opção Requisitar Materiais.
- Na tela de Requisições de materiais, será exibida uma lista com todas as requisições.
- Localize a requisição específica que você deseja Imprimir.
- Depois, clique no botão Imprimir requisição.
A impressão apresentará as informações no cabeçalho da requisição e a lista com os produtos e suas informações. Conforme exemplo abaixo:
