¶ Dúvidas mais frequentes
Bem-vindo à nossa página de Perguntas Frequentes (FAQ)! Aqui, você encontrará respostas rápidas e claras para as dúvidas mais comuns. Estamos comprometidos em fornecer as informações necessárias para tornar sua experiência mais fácil e satisfatória. Explore as perguntas abaixo para obter soluções imediatas ou entre em contato conosco se precisar de mais assistência.
¶ Financeiro
Erros com impressão de boleto
Como identificar a causa da impressão de boletos em branco?
A causa mais comum nesse erro pode estar nos dados cadastrais do cliente. Para identificar qual dado no cadastro está divergente, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Relatório;
- Relatórios financeiros;
- Pasta Relatórios de Saída;
- Emissão de boletos.
Imagem de exemplo:
Preencha as informações necessárias e após isso, clique em Comunicação com Gateway.
Imagem de exemplo:
Ao imprimir, uma nova tela indicará sucesso ou falha na comunicação do boleto. Se ocorrer algum erro, será exibida a razão, como no exemplo acima, relacionado ao CPF. Para corrigir, é necessário editar o cadastro do cliente referente a esse boleto e ajustar o CPF.
Observação: No exemplo acima, foi filtrado um cliente em específico, mas em casos de comunicação em massa de boletos que apresente algum erro, busque através do boleto ID apresentado na mensagem para identificar o cliente correspondente.
Ao imprimir os boletos, o formato agora é diferente do que era antes.
Nessa situação, a provável causa é a alteração do layout de impressão. Para identificar se houve alteração, siga os passos abaixo:
- Selecione um dos boletos que deseja imprimir;
- Clique no botão editar;
- Edite a carteira de cobrança.
Imagem de exemplo:
Após editar a carteira de cobrança, siga os seguintes passos:
- Acesse a aba impressão;
- Clique no botão auditar registro, localizado no canto superior direito.
Imagem de exemplo:
Para facilitar a busca na auditoria, tecle Ctrl+F e digite layout. Localize a penúltima alteração e compare com o layout de impressão que está configurado na carteira atualmente. Caso tenha sido alterado, as informações estarão diferentes.
Imagem de exemplo:
Para voltar ao layout de impressão antigo e imprimir os boletos como anteriormente, siga os passos abaixo:
- Feche a tela de auditoria;
- Clique no layout de impressão atual da carteira;
- Selecione o layout desejado, caso queira o que estava anteriormente, selecione o layout que apareceu na auditoria;
- Clique no botão salvar.
Imagem de exemplo abaixo:
Feito isso, retorne no financeiro do cliente e imprima os boletos novamente.
Divergências no vencimento dos boletos
Como corrigir quando o sistema gera dois boletos para o mesmo vencimento?
Quando ocorre essa situação, possivelmente o pago até data do contrato está divergente, e para ajustar precisamos entender a causa.
Caso tenha sido cancelado algum boleto no financeiro do cliente com libera período Não e a intenção era de isentar aquele mês para o cliente, o sistema irá gerar um boleto duplicado, pois entende que o cliente ainda está em débito referente ao boleto cancelado.
Exemplo na imagem abaixo:
Nessa situação, é necessário estornar o cancelamento do boleto e cancelar novamente, dessa vez utilizando um motivo de cancelado com libera período Sim. Para isso, siga os passos abaixo:
- Selecione o boleto cancelado;
- Clique no botão outras ações;
- Selecione a opção estornar cancelamento;
- Atualize a grid do financeiro.
Imagem de exemplo:
Após realizar o procedimento acima, cancele o boleto novamente, utilizando o motivo que melhor se encaixe na situação.
Imagem de exemplo:
Depois de ajustar o boleto com o motivo de cancelamento devido, cancele todo o financeiro que foi gerado a partir do vencimento duplicado e gere um novo financeiro. Gerando um novo financeiro, não irá mais duplicar o vencimento.
Imagem de exemplo:
Observação: Caso o boleto tenha sido excluído, é possível gerar um boleto avulso e inserir no local que está faltando. Para saber como gerar um boleto avulso clique aqui
Como corrigir quando pula um vencimento ao gerar financeiro?
Neste caso, verifique se possui dois boletos recebidos ou renegociado com o mesmo mês de vencimento.
O exemplo abaixo se trata de um boleto renegociado, onde o boleto que gerou da renegociação também está no financeiro recorrente do contrato, ficando dois boletos dentro do mesmo mês de vencimento.
Para ajustar, relacione o boleto que gerou da renegociação ao financeiro avulso. Para isso, siga os passos abaixo:
- Selecione o boleto;
- Clique em outras ações;
- Relacionar contrato.
Imagem de exemplo:
Na nova tela aberta, insira o contrato no campo contrato avulso e retire do contrato recorrente, após isso salve e feche a tela.
Imagem de exemplo:
Após realizar os ajustes acima, cancele o boleto que havia sido gerado com vencimento divergente e gere um novo financeiro.
Imagem de exemplo:
Atenção: Em casos de boletos cancelados com libera período Sim, sem a intenção de isentar o cliente da parcela, é necessário estornar o cancelamento do boleto e cancelar novamente, utilizando um motivo com libera período Não. O passo a passo em boleto duplicado demonstra como realizar esse processo.
¶ Fiscal
Nota Fiscal
Como cancelar uma nota fiscal?
Para cancelar uma nota fiscal, siga os passos abaixo:
- Edite a nota que deseja cancelar, através da grid venda em saída;
- Clique no botão Finalizar Saída.
Imagem de exemplo:
- Clique no botão Cancelar Nota Fiscal;
- Descreva um motivo do cancelamento (Mínimo de 15 Caracteres);
- Clique em salvar e cancelar.
Imagem de exemplo:
Independente do modelo, é possível cancelar as notas seguindo o mesmo procedimento. A variação estará no prazo: notas modelo 55, o prazo é geralmente de 24 horas a partir da data de emissão, mas pode variar de estado para estado; notas modelo 65, o prazo é de 30 minutos; é possível fazer o cancelamento de notas modelo 21/22, que não possuem prazo para cancelamento, mas é necessário verificar se elas já foram validadas; para a nota de prestação de serviço modelo 13, o prazo dependerá da sua integração.
Atenção: Para notas eletrônicas, modelo 55, 65 ou 13, após o cancelamento não é possível reverter o processo.
Como localizar uma NF no sistema?
Para localizar a nota fiscal que deseja, existem dois caminhos possíveis:
- Primeiro caminho, supondo que você saiba apenas o nome do cliente.
- Menu Sistema;
- Cadastros;
- Clientes;
- Busque pelo cliente em questão, selecione e clique no botão Editar.
Imagem de exemplo:
Ao editar o cadastro do cliente, clique na aba vendas. Nessa seção, você terá acesso a todas as notas/vendas relacionadas ao cliente. Encontre a nota desejada e siga com o procedimento necessário.
Imagem de exemplo:
- Segundo caminho, supondo que você saiba o número da nota fiscal.
- Menu Sistema;
- Saídas;
- Venda;
- Na caixa de pesquisa, muda o filtro para NF;
- Digite o número da Nota fiscal e aperte Enter no seu teclado.
Imagem de exemplo:
Após localizar a nota desejada, siga com o procedimento necessário.
Erro ao validar Notas Modelo 21 e 22
Como identificar o Código do erro e em qual nota está ocorrendo?
O validador da SEFAZ gera automaticamente um arquivo de erros em forma de log. Para identificar o erro em questão, é necessário observar três informações específicas:
-
1. Vermelho: Código do erro. Para entender o motivo do erro, consulte a tabela de erros do validador do convênio 115 disponibilizada pela Sefaz em:
https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nf-comunicacao-energia/Downloads/TabErros_CAT79_03_v3_00d.pdf -
2. Azul: Campo do erro. Traz a informação que está incorreta no sistema;
-
3. Amarelo: Número da nota. O número da nota que está ocorrendo o erro. Ao pesquisar no sistema não é necessário os números zeros anteriores ao número da nota, como no exemplo acima, ao pesquisar no sistema, utilize apenas o número 2.
Nas abas acima, apresentamos alguns exemplos dos erros mais comuns detectados pelo validador e como os corrigir.
Erro 121: Número do documento fiscal fora de sequência;
Esse é ocasionado por conta de uma duplicidade nas numerações das notas fiscais.
Como ajustar o número da nota?
Para ajustar o erro precisa alterar a numeração de uma das notas que está duplicada para a próxima sequência, nesse caso do exemplo ajustar uma das notas para o número 5.
Para entender como ajustar a numeração da nota fiscal Clique em: venda_21_ajuste_numeração
Erro 146: Inscrição Estadual não informada, inválida ou preenchimento incorreto.
Esse erro é ocasionado pela falta ou preenchimento incorreto da inscrição estadual do cliente.
Como ajustar a inscrição estadual do cliente?
Para ajustar esse erro você pode preencher o campo de inscrição estadual e marcar como contribuinte Sim.
Em casos que o cliente não possui uma inscrição estadual e é Isento, precisa ser marcado o campo de Contribuinte ICMS como Isento.
Erro 304: Logradouro inválido por preenchimento incorreto ou contém menos de 3 caracteres.
Esse erro é ocasionado por erro no campo Endereço no cadastro do cliente. Geralmente contém espaço antes ou depois do endereço. Caso não haja inconsistência no endereço do cadastro, deve-se verificar a aba de endereço no contrato do cliente.
Como ajustar o campo endereço do cliente?
Para ajustar, é necessário remover os espaços que contêm antes ou depois do endereço, tanto no cadastro quanto no contrato do cliente.
Observação: Geralmente esses erros ocorrem com cadastros de clientes antigos, pois atualmente o sistema não permite mais salvar o cadastro de forma incorreta, com espaços indevidos.
Erro 324: Bairro inválido ou preenchimento incorreto.
Esse erro é ocasionado por erro no campo Bairro no cadastro do cliente. Geralmente contém espaço antes ou depois do endereço. Caso não haja inconsistência no endereço do cadastro, deve-se verificar a aba de endereço no contrato do cliente.
Como ajustar o campo bairro do cliente?
Para ajustar, é necessário remover os espaços que contêm antes ou depois do Bairro, tanto no cadastro quanto no contrato do cliente.
Observação: Geralmente esses erros ocorrem com cadastros de clientes antigos, pois atualmente o sistema não permite mais salvar o cadastro de forma incorreta, com espaços indevidos.
Erro 317: Número do telefone de contato com valor inválido, diferente de LLNNNNNNNN ou LLNNNNNNNNN ou preenchimento incorreto.
Esse erro é ocasionado por conta da falta ou do preenchimento incorreto do campo de número de telefone do cliente.
Como ajustar o campo número de telefone do cliente?
Para ajustar, precisa ser preenchido os campos de telefone do cliente da forma correta com todos os dígitos.
¶ Geral
Permissões de usuário/Dashboard
O que fazer quando não aparecem os dados na dashboard?
Caso esteja aparecendo a dashboard, porém, sem dados, isso pode estar ligado às permissões de usuário.
Para corrigir essa situação, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Configurações;
- Usuários;
- Usuários novamente;
- Selecione o usuário referente a situação;
- Clique no botão editar.
Imagem de exemplo:
Com a tela do usuário aberta, acesse a aba filiais e verifique se possui alguma filial vinculada.
- Não possui nenhuma filial vinculada: o usuário terá acesso a todas as filiais do sistema;
- Possui filiais vinculadas: Usuário terá acesso apenas as filiais vinculadas, caso a permissão filtrar registro por filial esteja marcada (veremos mais a seguir).
Após verificar as filiais do usuário, siga os passos abaixo:
- Retorne à aba usuários;
- Edite o grupo;
- Caso o usuário não possua nenhuma filial vinculada, desmarque a permissão filtrar registro por filial e salve.
Imagem de exemplo:
Quando o usuário possui alguma filial vinculada, a permissão filtrar registro por filial precisa estar marcada para apresentar os dados.
Após salvar as alterações, saia do sistema e acesse novamente. Assim, as informações na dashboard estarão aparecendo agora!
Como bloquear o acesso a algum campo dos usuários?
Utilizaremos como exemplo o campo plano de venda dentro do contrato. Para bloquear o acesso a esse campo, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu configurações;
- Usuários;
- Grupo de usuários;
- Selecione o grupo ao qual os usuários que deseja bloquear o acesso estejam vinculados (é possível identificar o grupo em que o usuário está vinculado editando o usuário em questão);
- Clique no botão editar.
Imagem de exemplo:
Com a tela do grupo de usuários aberto, siga os passos abaixo:
- Acesse a aba permissões;
- Selecione a permissão "principal" que deseja alterar (essas permissões não possuem palavras entre parênteses ao lado);
- Clique no botão permissões avançadas.
Para facilitar a busca pela permissão "principal", é possível digitar o nome da permissão no campo formulário.
Imagem de exemplo:
Seguindo o passo a passo:
- Acesse a aba campos;
- Localize o campo que deseja alterar e clique em habilitado onde deseja que o usuário não tenha mais acesso.
Imagem de exemplo:
No exemplo acima, foi alterado somente o plano de venda ao editar um contrato, nesse caso, quando o usuário for criar um novo contrato no sistema, irá conseguir selecionar o plano que desejar, porém, editando um contrato existente, não conseguirá alterar o plano de venda para outro. Para isso, foi alterado para somente leitura na coluna ao editar.
- Habilitado: Usuário terá acesso aqueles botões/abas/campos;
- Somente leitura: Usuário poderá visualizar (botões/abas/campos), mas não consegue editar;
- Oculto: Usuário não terá acesso ao determinado botões/abas/campos.
Lembre-se: Para ocultar/liberar abas ou botões específicos, realize o mesmo procedimento acima, porém, ao editar a permissão "principal" acesse a aba que deseja alterar (botões/abas/campos) e localize o que deseja alterar. Caso precise configurar uma permissão de alguma tela específica, procure no formulário pela tela desejada que estará com o nome da tela entre parênteses, por exemplo, "contratos (contas a receber)".
Para saber mais sobre permissões de usuário clique aqui!
Certificado digital (A1)
Como inserir o certificado digital (A1) no sistema?
Para inserir o certificado A1 no sistema, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu configurações;
- Empresa;
- Filiais;
- Selecione a filial que deseja inserir o certificado e clique no botão editar.
Imagem de exemplo:
Com a tela da filial aberta, siga os passos abaixo:
- Acesse a aba NF-e/NFC-e;
- Localize o campo certificado digital e insira o arquivo em formato pfx;
- Insira a senha do arquivo no campo logo abaixo e clique no botão salvar.
Imagem de exemplo:
Após salvar as configurações, saia e entre no sistema novamente. Feito isso, a dashboard referente ao certificado digital (A1) estará atualizada com a validade do arquivo.
Imagem de exemplo:
Atenção: Caso tenha mais de uma filial e precise do certificado válido em todas, é necessário inserir o certificado digital em cada filial. O ideal é que cada filial tenha o próprio arquivo do certificado digital.
Lembre-se também que o formato do arquivo do certificado precisa ser pfx!
Para saber mais sobre certificado digital clique aqui
¶ Carteira de Cobrança
Baixas de Pagamento
Cliente pagou o boleto, mas não houve baixa no IXC, como resolver?
Nesse caso, é fundamental começar verificando as informações contidas no comprovante de pagamento e compará-las com os detalhes do boleto no sistema IXC.
Para realizar a verificação, siga os passos abaixo:
- Menu Sistema;
- Cadastros;
- Clientes;
- Selecione o cliente desejado e clique no botão Editar;
- Acesse a aba Financeiro:
Na aba Financeiro, verifique qual boleto possui o vencimento igual ao comprovante, se houver, selecione esse boleto e clique no botão Editar:
Acesse a aba Informações do boleto, verifique se as informações de Nosso Número e Linha digitável conferem com as informações presentes no comprovante de pagamento ou com as informações de recebimento no seu banco:
Caso as informações sejam compatíveis, entre em contato com nosso suporte SUP - Suporte Carteira de Cobrança - IXC Provedor e forneça o nome do cliente junto ao documento de comprovação de pagamento, para que o nosso suporte verifique se há alguma instabilidade com a integração. Se as informações forem diferentes do comprovante, o pagamento se refere a outra cobrança e não ao boleto no IXC.
Para saber mais sobre os prazos de baixa de pagamento, clique aqui
Ao processar retorno bancário apareceu um título com status Não Encontrado, como localizar?
Para verificar a qual boleto essa movimentação pertence e o motivo de não ter sido encontrada pelo sistema no momento do processamento do retorno, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Sistema;
- Financeiro;
- Pasta Arquivos de boletos;
- Retorno bancário em lote;
- Selecione o retorno desejado e clique no botão Editar:
Na aba Registros, filtre pelo status Não encontrado, selecione o título que deseja procurar e salve em um bloco de notas o número que consta na coluna Nosso número:
Para buscar por esse boleto, primeiramente iremos verificar na grid Contas a receber, seguindo o caminho:
- Acesse o menu Sistema;
- Receber;
- Contas a receber;
- Clique no botão Limpar para remover todos os filtros pré-definidos;
- No campo NN Imp., insira o Nosso número que salvamos do retorno e clique no botão OK para buscar:
Caso o boleto retorne nessa tela, verifique a carteira de cobrança a qual está vinculado, se houve troca de carteira do boleto, ele não será encontrado pelo sistema no processamento do retorno e precisará ser baixado de forma manual.
Observação: Se você utiliza uma carteira API com o mesmo convênio da carteira de remessa, é normal que essa situação ocorra, pois o banco encaminha todas as liquidações em um mesmo arquivo.
Caso o boleto não retorne nessa tela, iremos realizar uma busca pelos Logs do sistema. Para isso, siga o caminho:
- Acesse o menu Configurações;
- Logs;
- Logs dos usuários;
- Filtre por Campos e insira o Nosso número, clique na tecla Enter do seu computador para realizar a busca:
Valide o log que consta na coluna Tabela a informação "fn_areceber", esse será o log referente ao boleto que gerou o Nosso número buscado. Salve no bloco de notas o número apresentado na coluna Registro ID, no caso do exemplo acima, será o número "5". Esse é o ID do boleto no IXC.
Remova a filtragem da tela e depois, filtre pelo Registro ID, inserindo o número correspondente ao ID do boleto que salvamos anteriormente:
Valide o último log que possua na coluna Tabela a informação "fn_areceber". Se na coluna Tipo, a ação for excluiu, quer dizer que o boleto foi deletado do sistema e por isso não foi encontrado pelo processamento do arquivo. Ainda nessa tela, na coluna Operador ID, será possível verificar o usuário que realizou tal operação no título.
Atenção: a exclusão de um boleto ocorre quando a venda a qual ele está atrelado é deletada do sistema, esse tipo de processo não é recomendado, pois não será enviado o pedido de baixa desse boleto ao banco e o mesmo permanecerá em aberto para pagamento.
Juros/Multas/Desconto e Instruções de Impressão
Como configurar os Juros e Multa da carteira de cobrança?
Para alterar juros e multa, acesse:
- Menu Sistema;
- Pasta Cadastros;
- Pasta Financeiro;
- E depois, Carteira de cobrança;
- Selecione a carteira de cobrança e clique em Editar.
Clique na aba Juros/Multas/Desconto. Insira as informações de juros e multa nos campos destacados. Preencha apenas uma opção para juros e uma para multa, conforme a recomendação do seu banco.
¶ Juros e Multa:
- Juros %: Para inserir uma porcentagem de juros sobre o valor do boleto.
- Juros R$: Para inserir um valor fixo de juros em reais.
- Multa %: Para inserir uma porcentagem de multa sob o valor do boleto.
- Multa R$: Para inserir um valor fixo de juros em reais.
Finalize as alterações clicando no botão Salvar.
Como configurar o Desconto de sua carteira?
¶ Desconto:
- Desconto até o vencimento R$: Para inserir um valor fixo de desconto em Reais.
- Desconto até o vencimento %: Para inserir uma porcentagem de desconto sobre o valor do boleto.
Após finalizar as alterações, clique no botão Salvar.
Como configurar as instruções que serão impressas nos boletos?
Para alterar as instruções de impressão do boleto, acesse:
- Menu Sistema;
- Pasta Cadastros;
- Pasta Financeiro;
- E depois, Carteira de cobrança;
- Selecione a carteira de cobrança e clique em Editar.
Clique na aba Instruções.
Aqui temos as linhas disponíveis para inserção de instruções, que são os textos informativos que serão impressos no campo de observação dos boletos de sua carteira.
A FEBRABAN - Federação Brasileira de Bancos, exige duas instruções obrigatórias, que são as informativas sobre Juros e Multa, você pode defini-las da seguinte maneira:
¶ Para carteiras de remessa/retorno manual:
- Após o vencimento cobrar juros de R$ #juro# ao dia.
- Após o vencimento cobrar multa de R$ #multa#.
¶ Para carteiras de Gateway e API:
- Após vencimento juros R$ #juro# ao dia.
- Após vencimento juros R$ #juro# ao dia.
Instruções reduzidas pelas limitações de caracteres dos Bancos.
¶ Parâmetro de impressão de instruções:
Aqui você precisa inserir o número das linhas que serão impressas, nos parâmetros:
- Imprimir instruções quando o título estiver vencido:
- Imprimir instruções quando o título for proporcional:
Exemplo:
Se você preencher as duas primeiras linhas de instruções, você deve inserir nos parâmetros os seus respectivos números:
1,2
¶ Informação do período referente a mensalidade no boleto:
Caso deseje que o boleto seja impresso com a informação referente ao período da mensalidade que está sendo cobrada, marque como Sim o parâmetro:
- Imprimir obs contas a receber:
Dessa forma, o conteúdo preenchido no campo de Observação do boleto será impressa:
Após finalizar as alterações, clique no botão Salvar.
¶ Integrações Gerais
Envio de boleto por e-mail/SMS
Como enviar os boletos para os clientes de um vencimento específico?
Nessa situação será necessário realizar o envio manualmente, para isso, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Relatórios;
- Relatórios financeiros;
- Pasta Relatórios de Saída;
- Emissão de boletos;
- No primeiro campo, selecione a carteira de cobrança referente aos boletos que deseja enviar, em seguida, preencha a data de vencimento, somente dos boletos que deseja que os clientes recebam;
- Escolha uma das opções de envio: Enviar por SMS ou Enviar por E-mail.
Imagem de exemplo:
Para envios manuais, é levado em conta um parâmetro diferente do envio automático, para confirmar se está tudo OK, siga de exemplo a imagem abaixo:
Caso não tenha nenhum servidor de e-mail preenchido no campo correspondente ao print, preencha o mesmo para que o envio seja executado corretamente.
Como enviar automaticamente os boletos para o cliente quando gera financeiro?
Para enviar os boletos no e-mail do cliente ao gerar financeiro, siga os passos abaixo:
- Menu Sistema;
- Pasta Cadastros;
- Pasta Financeiro;
- E depois, Carteira de cobrança;
- Selecione a carteira de cobrança e clique em Editar.
Imagem de exemplo:
Ao abrir a carteira, localize o campo Enviar e-mail para cliente ao gerar financeiro do contrato e marque como Sim. A partir disso, todo financeiro gerado com essa carteira de cobrança, será enviado para o e-mail do cliente automaticamente ao finalizar a geração.
Imagem de exemplo:
Para a carteira de cobrança Gateway, corre o risco de causar duplicidade na comunicação dos boletos.
Em casos de divergência com o boleto, tendo que cancelar, ele também será enviado ao cliente, pois é enviado logo após a geração.
E-mail/SMS marketing
Como enviar um e-mail/SMS com mensagem personalizada para os clientes?
Para enviar e-mails de marketing ou mensagens de SMS para todos os clientes, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Relatórios;
- Relatórios provedor;
- Pasta Relatório contratos;
- Relatório contratos;
- Se necessário, utilize os filtros na primeira aba para definir os clientes que deseja atingir com o envio, após, acesse a aba CRM.
Imagem de exemplo:
Na aba CRM selecione a mensagem que deseja enviar aos clientes e insira em uma das opções E-mail marketing ou Mensagem SMS. Após isso, clique no botão CRM e selecione a forma de envio.
Imagem de exemplo:
Após clicar na opção de envio, irá abrir uma tela referente ao envio dos e-mails/SMS, aguarde até a finalização para que seja concluído com sucesso a operação.
Atenção: Certifique-se de cumprir com as políticas de privacidade e proteção de dados ao realizar o envio de comunicações de marketing.
¶ Estoque
Saldo negativo
Como ajustar saldo negativo através de uma entrada compra?
Para ajustar, o primeiro passo é identificar qual ou quais almoxarifados estão negativos, para isso, siga os passos abaixo:
- Cadastro;
- Produtos;
- Botão Editar.
Após editar o produto, acesse a aba Saldo por almoxarifados.:
Identificando o almoxarifado com saldo negativo, podemos realizar o ajuste, para isso, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Sistema;
- Entradas;
- Clique em Compras e depois no botão Nova entrada manual.
Será exibida uma tela onde você poderá preencher manualmente os dados da entrada de mercadoria.
Para saber mais sobre Entrada Manual e entender o que cada campo se refere, clique aqui
Para o ajuste de saldo, considere os pontos abaixo:
- A aba pedido de compra ficará em branco.
Ao inserir o produto:
- Tipo de cálculo tributação: Para o ajuste de saldo esse campo ficará em branco;
- Código produto do fornecedor: Para o ajuste de saldo esse campo ficará em branco;
- Descrição produto do fornecedor: Para o ajuste de saldo esse campo ficará em branco;
- Produto: Selecione o produto para ajustar a divergência;
- Almoxarifado Origem: É o almoxarifado no qual o produto está negativado;
- Quantidade: Insira a mesma quantidade que está negativa do produto.
Ao salvar as alterações o ajuste estará concluído!
Atenção: Caso faça o controle de patrimônio no sistema, o ajuste do saldo negativo ou divergente deverá ser realizado conforme o link a seguir: Como_ajustar_divergências_entre_saldo_e_etiqueta
Como ajustar saldo negativo mediante o inventário?
Atenção: No inventário não é possível adicionar produtos do tipo patrimônio e nem deletar um inventário que possui produtos vinculados. Para excluir o inventário, é necessário excluir os produtos primeiro.
Para ajustar o saldo negativo, siga os passos abaixo:
- Acesse: menu Sistema;
- Selecione opção Estoque;
- Em seguida selecione Inventário e clique no botão Novo.
Imagem de exemplo:
Na tela Inventário, preencha as informações e clique no botão Salvar.
Após isso, acesse a aba Itens e clique no botão Novo.
Imagem de exemplo:
Em seguida, será apresentado a tela Produtos do Inventário. Nesta tela, insira o produto que se encontra com o valor negativo.
No campo Novo estoque, informe qual será o novo saldo deste produto. Por exemplo, insira o valor "0", para zerar o saldo ou "10", para que o saldo do produto fique com este valor informado após salvar as alterações.
Imagem de exemplo:
Atenção: O campo Valor da movimentação mostrará o valor necessário para essa movimentação para que o produto assuma o Novo custo médio informado.
Isso ocorre para que o sistema realize o cálculo de custo médio.
Observações: O campo Estoque atual mostra apenas o saldo do almoxarifado e filial informados no inventário.
Não é possível excluir um produto do inventário, se existirem movimentações entre a data de inclusão e a data da exclusão.
Almoxarifado
Estou criando um almoxarifado, mas não salva/aparece. O que fazer?
Nessa situação, o provável é que não tenha sido vinculado o almoxarifado ao seu usuário. Para resolver isso, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Configurações;
- Usuários;
- Selecione o usuário em questão e clique no botão Editar.
Imagem de exemplo:
- Acesse a aba Almoxarifados,
- Em seguida, clique no botão Novo.
- Selecione o almoxarifado desejado e clique em Inserir Registro selecionado.
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- Após, clique em Salvar. Conforme a demonstração abaixo.
Para visualizar os novos almoxarifados criados, é necessário incluí-los ao usuário.
¶ Ordem de Serviço
Visualizar Ordem de Serviço
Não consigo visualizar ordem de serviço com o meu usuário, o que pode ser?
Este impedimento na visualização de informações está relacionado a alguns filtros aplicados dentro do cadastro do usuário e pode ser resolvido seguindo os seguintes passos:
- Acesse o menu Configurações.
- Selecione a opção Usuários.
- Acesse a opção Usuários.
- Selecione o usuário e clique no botão Editar.
Conforme imagem abaixo:
Observação: Se não puder acessar as configurações de usuário, peça ajuda a um administrador do sistema para fazer a alteração necessária.
Após realizar a edição do usuário, vá até a aba Parâmetros e localize o campo denominado Ordem de serviço, conforme imagem abaixo:
Nesse campo, possuímos alguns filtros que podem interferir o usuário a visualizar ordens de serviço, conforme o seu acesso, sendo eles:
¶ Filtra setor OS:
Se o campo estiver marcado como Sim, o usuário será limitado a visualizar apenas as ordens de serviço do setor atribuído ao seu Colaborador/Responsável. Isso significa que o usuário não terá acesso às ordens de serviço de outros setores dos quais não faz parte. Caso o campo estiver marcado como Não, o usuário em questão terá acesso às ordens de serviço de todos os setores.
- Os setores vinculados ao colaborador ficam localizados na aba setores do colaborador, conforme print abaixo:
¶ Filtra colaborador OS:
Se o campo estiver marcado como Sim, o usuário será limitado a visualizar as ordens de serviço somente quando estiver designado como colaborador/responsável na ordem de serviço. Ele não terá acesso às demais ordens de serviço que já estão destinadas a outros colaboradores. Se o campo estiver marcado como Não, o usuário terá acesso às ordens de serviço independentemente de quem esteja designado para elas.
¶ Mostrar OS sem colaborador:
Se o campo estiver marcado como Sim, o usuário em questão terá acesso à visualização das ordens de serviço que ainda não foram designadas a algum colaborador/responsável. Se o campo estiver marcado como Não, as ordens de serviço que estão em aberto e não possui um colaborador/responsável preenchido na mesma não serão habilitadas para visualização.
Após compreender como os filtros funcionam, vamos aplicá-los de acordo com o nível de acesso que o usuário terá para acessar ou visualizar as ordens de serviços geradas no sistema.
Relatório
Como extrair um relatório das O.S. que um técnico realizou?
Através do relatório de O.S é possível verificar todas as ordens de serviço que um colaborador realizou. Para extrair estes dados, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu relatórios;
- Relatórios de Ordem de Serviço;
- Clique no botão Novo.
Conforme imagem abaixo:
Após abrir a tela do relatório, preencha o campo Nome e escolha um Modelo de impressão.
Imagem de exemplo:
Para buscar somente as O.S finalizadas por um determinado colaborador, é necessário filtrar o colaborador na aba Principal.
Imagem de exemplo:
Para filtrar um período específico, acesse a aba Datas e horário e preencha o campo Data fechamento. Caso deseje determinar alguma data específica, altere a opção para Data fixa e preencha os campos, caso contrário, mantenha selecionado a opção Período dinâmico e selecione uma das opções disponíveis.
Imagem de exemplo:
Ao imprimir o relatório, será apresentado todas as O.S que foram feitas pelo colaborador filtrado e dentro do período escolhido.
Para saber mais sobre esse relatório, clique aqui.
¶ Instalação e Manutenção de Servidores
Configuração de backups IXC Provedor
Como configurar a integração do backup?
Para configurar o backup siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Ferramentas;
- Pasta Backup;
- Integração Drives;
- Clique no botão Novo.
Imagem de exemplo:
Ao selecionar a opção Novo, irá abrir uma nova tela, selecione a opção desejada {MEGA, Rclone ou FTP}, insira o login, senha e IP (no caso do FTP, também o host e porta). Após preencher as informações, clique no botão Salvar.
Atenção: Caso seja selecionado a opção Rclone, é necessário entrar em contato com o Suporte e Manutenção de Servidores da IXC Soft, para que seja finalizada a configuração do lado do servidor. Cloud's como GOOGLE DRIVE, DROPBOX, ONE DRIVE e AMAZON S3 são configuradas pela ferramenta em questão.
- Após a integração da Cloud, é necessário a criação do grupo de backup, para definir horários, quantidade de backups, entre outros.
Após realizar a integração com o Drive, precisamos vinculá-lo a um grupo, no qual serão definidos os parâmetros de horários, descrições, quantidade de backups mantidos em CLOUD e no Servidor (esse parâmetro conta para ambos), além das notificações.
Como criar/configurar o grupo de backup?
Para isso, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Ferramentas;
- Pasta Backup;
- Grupo de Backup;
- Clique no botão Novo.
Imagem de exemplo:
Após isso, preencha todas as informações necessárias.
É importante que todos os dados sejam preenchidos, para que tudo ocorra da melhor forma possível. Sempre verifique todas as abas (Grupo, Horário, Drives e Notificações).
- No campo Tipo backup, selecione com especificidade qual o backup que deseja ser realizado no sistema. Aqui você pode escolher backups do tipo: A (arquivos), B(MariaDB), C (configurações), E (ElasticSearch) e CS (Completo do sistema).
- Na aba Horário, é permitido configurar até 3 horários intercalados do mesmo backup, ou seja, determinar diferentes momentos do dia para backups específicos. Após preencher os campos, clique no botão Salvar.
Importante verificar pelo histórico quanto tempo leva para gerar um backup no sistema, pois caso contrário pode haver conflitos entre o processo que já está sendo realizado e o que irá ser inicializado.
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Após clicar em Salvar, irá liberar as opções na aba Drives. Acesse a aba e siga os passos abaixo:
- Clique no botão Novo;
- No campo Drive, selecione a CLOUD desejada;
- Defina o Diretório em que os arquivos serão alocados (deve ser exatamente igual ao já criado em nuvem);
- Após preencher as informações, clique no botão Salvar.
É de extrema importância que seja criado uma pasta separada apenas para destinar os backups do IXC, pois caso contrário, podem ocorrer problemas de envio via RCLONE, tendo em vista que o mesmo lista os arquivos presentes na CLOUD e no caso de muitos dados presentes, pode travar, não realizando assim o envio.
- Caso seja um IXC novo, uma instalação inicial, apenas realizando os procedimentos acima, já irá operar normalmente a rotina de Backup. Porém, em alguns casos, quando o IXC Provedor já está em produção, é importante lembrar de excluir os processos de backup do antigo local de execução que era configurado, em Ferramentas ➜ Agenda de tarefas.
Isso se deve ao fato que caso não sejam excluídos os agendamentos em questão, pode ocorrer uma duplicidade de tarefas no sistema, o que acarretará uma falha no backup.
Para saber mais sobre a configuração de backup clique aqui!
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Opa! Pédia
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